Unione Degli Avvocati d'Italia

venerdì 10 luglio 2009 - Pubblicazione a cura di Angela Lorusso

DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 6 maggio 2009

(pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 119 del 25/05/2009)

Disposizioni in materia di rilascio e di uso della casella di posta
elettronica certificata assegnata ai cittadini.

IL PRESIDENTE
DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI

Visto il decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, recante «Codice dell'amministrazione digitale» e successive modificazioni e, in particolare, gli articoli 1, 6 e 48;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica dell'11 febbraio 2005, n. 68, «Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della PEC, a norma dell'art. 27 della legge del 16 gennaio 2003, n. 3»;
Visto il decreto del Ministro per l'innovazione le tecnologie 2 novembre 2005, «Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata»;
Visto il decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, convertito, con modificazioni, nella legge 28 gennaio 2009, n. 2, recante «Misure urgenti per il sostegno alle famiglie, lavoro, occupazione e impresa e per ridisegnare in funzione anticrisi il quadro strategico nazionale»;
Visto, in particolare, l'art. 16-bis del medesimo decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, ai sensi del quale per favorire la realizzazione degli obiettivi di massima diffusione delle tecnologie telematiche nelle comunicazioni ai cittadini che ne fanno richiesta e' attribuita una casella di posta elettronica certificata il cui utilizzo abbia effetto equivalente, ove necessario, alla notificazione per mezzo della posta;
Visto, inoltre, il comma 6 del medesimo art. 16-bis del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, che prevede che ogni amministrazione pubblica utilizzi unicamente la posta elettronica certificata con effetto equivalente, ove necessario, alla notificazione per mezzo della posta, per le comunicazioni e le notificazioni aventi come destinatari dipendenti della stessa o di altra amministrazione pubblica;
Visto, altresi', il comma 7 del citato art. 16-bis del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, ai sensi del quale con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri su proposta del Ministro per la pubblica amministrazione e l'innovazione, da emanare entro novanta giorni dalla data di entrata in vigore della legge di conversione, previa intesa con la Conferenza unificata di cui all'art. 8 del decreto legislativo 28 agosto 1997, n. 281, siano definite le modalita' di rilascio e di uso della casella di posta elettronica certificata assegnata ai cittadini, con particolare riguardo alle categorie a rischio di esclusione, nonche' le modalita' di attivazione del servizio mediante procedure di evidenza pubblica, anche utilizzando strumenti di finanza di progetto;
Visto che il citato comma 7 dell'art. 16-bis del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 2, prevede che con il medesimo decreto di cui al comma 7 siano stabilite anche le modalita' di attuazione di quanto previsto al comma 6, nell'ambito degli ordinari stanziamenti di bilancio delle stesse amministrazioni pubbliche;
Visto che, ai sensi dell'art. 16-bis, comma 8, del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, agli oneri derivanti dall'attuazione del citato comma 5, si provvede mediante l'utilizzo delle risorse finanziarie assegnate, ai sensi dell'art. 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3, al progetto «Fondo di garanzia per le piccole e medie imprese» con decreto dei Ministri delle attivita' produttive e per l'innovazione e le tecnologie 15 giugno 2004, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 150 del 29 giugno 2004, non impegnate alla data di entrata in vigore della legge di conversione del presente decreto;
Visto il decreto legislativo 12 aprile 2006, n. 163, recante «Codice dei contratti pubblici relativi a lavori servizi e forniture in attuazione delle direttive 2004/17/CE e 2004/18/CE»;
Visto il proprio decreto 13 giugno 2008, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 149 del 27 giugno 2008, recante delega di funzioni in materia di pubblica amministrazione ed innovazione al Ministro senza portafoglio, Renato Brunetta;
Ritenuto di dover individuare le modalita' di rilascio e di utilizzo della casella di posta elettronica certificata assegnata ai sensi dell'art. 16-bis, commi 5, 6 e 7 del citato decreto-legge n. 185 del 2008;
Acquisita l'intesa della Conferenza Unificata di cui all'art. 8 del decreto legislativo 28 agosto 1997, n. 281 e successive modificazioni, nella seduta del 29 aprile 2009;
Sulla proposta del Ministro per la pubblica amministrazione e l'innovazione;

Decreta:

Art. 1.
Oggetto

1. Il presente decreto definisce le modalita' di rilascio e di utilizzo della casella di posta elettronica certificata assegnata ai cittadini ai sensi dell'art. 16-bis, commi 5 e 6, del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, di seguito: «PEC», con particolare riguardo alle categorie a rischio di esclusione ai sensi dell'art. 8 del codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005, nonche' le modalita' di attivazione del servizio mediante procedure di evidenza pubblica, anche utilizzando strumenti di finanza di progetto.

Art. 2.
Modalita' di attivazione e rilascio casella di PEC al cittadino

1. Al cittadino che ne fa richiesta la Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dipartimento per l'innovazione e le tecnologie, direttamente o tramite l'affidatario del servizio, assegna un indirizzo di PEC.
2. L'attivazione della PEC e le comunicazioni che transitano per la predetta casella di PEC sono senza oneri per il cittadino.
3. Le modalita' di richiesta, di attivazione, di utilizzo e di recesso dal servizio di PEC sono definite nell'allegato A che costituisce parte integrante del presente decreto.

Art. 3.
Utilizzo della PEC per il cittadino

1. La PEC consente l'invio di documenti informatici per via telematica la cui trasmissione avviene ai sensi degli articoli 6 e 48 del citato codice di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005, con gli effetti di cui all'art. 16-bis, comma 5, del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185.
2. Per i cittadini che utilizzano il servizio di PEC, l'indirizzo valido ad ogni effetto giuridico, ai fini dei rapporti con le pubbliche amministrazioni, e' quello espressamente rilasciato ai sensi dell'art. 2, comma 1.
3. Le modalita' e le procedure tecniche relative alla conoscibilita' dell'atto saranno precisate nell'ambito delle specifiche del servizio.
4. La volonta' del cittadino espressa ai sensi dell'art. 2, comma 1, rappresenta la esplicita accettazione dell'invio, tramite PEC, da parte delle pubbliche amministrazioni di tutti i provvedimenti e gli atti che lo riguardano.

Art. 4.
Modalita' di attivazione della PEC per le pubbliche amministrazioni

1. Le pubbliche amministrazioni, di cui all'art. 1, comma 2 del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, istituiscono una casella di PEC per ogni registro di protocollo e ne danno comunicazione al CNIPA che provvede alla pubblicazione in rete consultabile per via telematica.
2. Le pubbliche amministrazioni, nell'adempiere a quanto previsto dall'art. 57, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, includono gli estremi di eventuali pagamenti per ogni singolo procedimento.
3. Ai sensi dell'art. 54, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, le pubbliche amministrazioni rendono disponibili sul loro sito istituzionale, per ciascun procedimento, ogni tipo di informazione idonea a consentire l'inoltro di istanze da parte dei cittadini titolari di PEC, inclusi i tempi previsti per l' espletamento della procedura.
4. Le pubbliche amministrazioni accettano le istanze dei cittadini inviate tramite PEC nel rispetto dell'art. 65, comma 1, lettera c), del decreto legislativo n. 82 del 2005. L'invio tramite PEC costituisce sottoscrizione elettronica ai sensi dell'art. 21, comma 1, del decreto legislativo n. 82 del 2005; le pubbliche amministrazioni richiedono la sottoscrizione mediante firma digitale ai sensi dell'art. 65, comma 2, del citato decreto legislativo.

Art. 5.
Procedura di scelta dell'affidatario

1. Per l'individuazione dell'affidatario, anche costituito in associazione temporanea d'impresa o consorzio, del servizio di PEC ai cittadini, la Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dipartimento per l'innovazione e le tecnologie avvia le procedure di evidenza pubblica, anche utilizzando gli strumenti di finanza di progetto ai sensi del decreto legislativo 12 aprile 2006, n. 163, recante «Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture in attuazione delle direttive 2004/17/CE e 2004/18/CE».
2. Nella procedura di cui al comma 1, la Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dipartimento per l'innovazione e le tecnologie definisce le caratteristiche tecniche del servizio, i livelli di servizio garantiti, gli obblighi, anche informativi, dell'affidatario nonche' gli ulteriori servizi da mettere a disposizione, anche con specifico riferimento alle categorie a rischio di esclusione ai sensi dell'art. 8 del decreto legislativo n. 82 del 2005.

Art. 6.
Monitoraggio del servizio PEC

1. L'affidatario del servizio fornisce alla Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dipartimento per l'innovazione e le tecnologie e alle pubbliche amministrazioni, per quanto di competenza di ciascuna di esse, elementi quantitativi e qualitativi relativi alle pubbliche amministrazioni adempienti ed a quelle non adempienti, nonche' ogni altro elemento atto a verificare l'effettiva funzionalita', anche con riferimento ai tempi di espletamento delle procedure del servizio di PEC.
2. Tali elementi sono presi in considerazione ai fini della valutazione dei risultati conseguiti dalle pubbliche amministrazioni in base alle norme vigenti in materia.

Art. 7.
Accessibilita' degli indirizzi di PEC ai cittadini

1. L'affidatario del servizio di PEC ai cittadini di cui all'art. 6, comma 1, rende consultabili alle pubbliche amministrazioni, in via telematica, gli indirizzi di PEC di cui al presente decreto, nel rispetto dei criteri di qualita' e sicurezza ed interoperabilita' definiti dal CNIPA e nel rispetto della disciplina in materia di tutela dei dati personali di cui al decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.

Art. 8.
Diffusione e pubblicita' dell'iniziativa

1. La Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dipartimento per l'innovazione e le tecnologie cura la realizzazione di campagne di comunicazione volte a diffondere e pubblicizzare i contenuti dell'iniziativa e le modalita' di rilascio e di uso della casella di PEC ai cittadini, con particolare riguardo alle categorie a rischio di esclusione ai sensi dell'art. 8 del decreto legislativo n. 82 del 2005.

Art. 9.
Comunicazioni tra pubbliche amministrazioni e dipendenti

1. I pubblici dipendenti, all'atto dell'assegnazione di una casella di PEC da parte dell'amministrazione di appartenenza, possono optare per l'utilizzo della stessa ai fini di cui all'art. 16-bis, comma 6, del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185.
2. Per adempire alle finalita' di cui all'art. 16-bis, comma 6, del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, le pubbliche amministrazioni ovvero altri soggetti pubblici da loro delegati o le loro associazioni rappresentative, mediante convenzione stipulata direttamente con la Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dipartimento per l'innovazione e le tecnologie o con l'affidatario del servizio, definiscono le modalita', nel rispetto della normativa vigente, con le quali viene attribuita la casella di PEC ai propri dipendenti.

Il presente decreto e' inviato ai competenti organi di controllo e sara' pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana. Roma, 6 maggio 2009

Il Ministro delegato per la pubblica amministrazione e l'innovazione Brunetta

Allegato A

MODALITA' PER LA RICHIESTA, L'ATTIVAZIONE, L'UTILIZZO E IL RECESSO
DEL SERVIZIO DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA PER I CITTADINI

Modalita' di richiesta del servizio.
Qualunque cittadino italiano maggiorenne, compresi i cittadini residenti all'estero, puo' chiedere l'attivazione di un'utenza personale di posta elettronica certificata accedendo al sito dedicato al servizio di posta elettronica certificata per i cittadini (di seguito sito).
Sul sito sono evidenziate:
le regole per l'attivazione e l'utilizzo del servizio da parte del cittadino;
i requisiti tecnici per l'accesso al servizio;
le buone prassi per l'utilizzo del servizio in condizioni di massima sicurezza;
i manuali d'uso di riferimento .
Sul sito e' altresi' disponibile tutta la documentazione inerente le caratteristiche del servizio reso, gli obblighi contrattuali dell'affidatario del servizio e la normativa di riferimento.
Per effettuare la richiesta il cittadino inserisce in appositi campi i propri dati anagrafici comprensivi del codice fiscale; deve inoltre scegliere la password ovvero idonei sistemi di accesso sicuro al servizio. Il sistema verifica la coerenza dei dati, sulla base delle informazioni fornite.
La richiesta si perfeziona con l'attivazione mediante esplicita operazione con cui il cittadino dichiara di avere preso visione delle condizioni indicate e di averle espressamente accettate. La registrazione di tale operazione, confermata dalla successiva attivazione dell'utenza, costituisce evidenza, valida ai fini di legge, della volonta' del cittadino di aderire alle condizioni d'uso del servizio di posta elettronica certificata.
La fase di richiesta si conclude con la comunicazione del suo esito e, se positivo, con l'indicazione delle modalita' di attivazione.

Attivazione del servizio.
L'attivazione dell'utenza di posta elettronica certificata per i cittadini ha luogo presso uffici pubblici o aperti al pubblico largamente diffusi sul territorio e dotati di connessione telematica, la cui tipologia e localizzazione e' resa pubblica attraverso mezzi di comunicazione di massa. L'elenco di tali uffici e' inoltre reperibile sul sito di richiesta del servizio.
I cittadini possono recarsi presso gli uffici abilitati all'attivazione a partire dalla data comunicata dal sito all'atto della registrazione entro e non oltre tre mesi a partire da tale data, muniti di un documento di riconoscimento valido e del documento recante il codice fiscale.
L'ufficio abilitato effettua la verifica della correttezza dei dati identificativi collegandosi al sito e, nel caso di verifica positiva, provvede alla stampa della richiesta che viene firmata dal richiedente dando cosi' luogo all'attivazione del servizio, anche tramite la consegna delle credenziali di accesso al medesimo.
L'ufficio abilitato provvede inoltre ad informare il richiedente, in modo compiuto e chiaro, sulle condizioni d'uso del servizio.

Utilizzo del servizio.
Il cittadino deve utilizzare il servizio attenendosi alle modalita' operative ed alle regole indicate sul sito.
L'uso del servizio e' personale e riservato. Non e' consentito accedere ad un'utenza per conto di terzi o cedere la propria utenza a terzi.
La password per l'accesso al servizio deve essere mantenuta segreta e modificata periodicamente seguendo le regole pubblicate sul sito.
Il cittadino puo' richiedere, attraverso funzioni rese disponibili dal sito, la notifica dell'avvenuta ricezione di un messaggio di posta elettronica certificata, mediante comunicazione verso un altro indirizzo di posta elettronica da lui prescelto. L'affidatario del servizio puo' rendere disponibili, secondo regole predefinite, funzionalita' addizionali utili per la gestione della corrispondenza, quali la notifica tramite sms, l'invio di comunicazioni in formato cartaceo, l'inoltro dei messaggi verso altre caselle di posta elettronica, la conservazione delle e-mail a lungo periodo, ecc.
All'indirizzo di posta elettronica certificata del cittadino possono essere associati uno o piu' recapiti a cui inviare le comunicazioni in forma cartacea, nei casi previsti, nonche' numeri di telefono sia fissi che mobili, numeri di fax, indirizzi di posta elettronica ed ogni altro strumento utile per comunicazioni inerenti il servizio. In caso di variazione, e' compito e responsabilita' del cittadino aggiornare tali riferimenti, anche utilizzando gli appositi servizi telematici di gestione del suo profilo personale.
Possono altresi' essere resi disponibili servizi di gestione del fascicolo individuale digitale concernente gli atti amministrativi relativi al rapporto tra il cittadino e la pubblica amministrazione, nonche' altri servizi idonei ad assicurare una migliore funzionalita' della PEC. L'affidatario deve altresi' assicurare la gestione degli elenchi degli indirizzi di posta elettronica certificata rendendone disponibile la consultazione alle pubbliche amministrazioni.
L'affidatario deve mantenere traccia delle operazioni svolte sulla casella elettronica certificata ed adotta inoltre le opportune soluzioni tecniche organizzative che garantiscono la riservatezza, la sicurezza e l'integrita' nel tempo delle informazioni.

Recesso dal servizio.
In qualunque momento il cittadino puo' comunicare la sua volonta' di recedere dal servizio di posta elettronica certificata. La comunicazione e' effettuata, previa autenticazione, tramite un'apposita funzione del sito.
Il recesso comporta la cessazione del servizio e la conseguente cancellazione dagli elenchi contenenti gli indirizzi di posta elettronica certificata dei cittadini entro ventiquattro ore dall'avvenuta comunicazione del recesso.
In conseguenza del recesso, le comunicazioni tra il cittadino e la pubblica amministrazione si realizzano secondo le procedure tradizionali.

Fonte: sito dell'Ordine degli Avvocati di Trani: http://www.ordineavvocatitrani.it